대학기록관리의 주요 골자는 대학행정의 책임성 강화와 역사성 확립이다. 이를 통해 △주요정책의 기록화 △행정의 증거적 가치 확보 △역사기록물 관리·보존·활용 △기록문화 강화가 가능해진다. 정부는 각 대학의 효율적 기록관리 체계확립을 위해 가이드를 배포하고 대학기록관 설치를 의무화했다.

결과적으로 국·공립대와 달리 사립대의 경우 기존 문서규정, 보관보존규정에 머무르는 수준으로 아직 대학에서 제도적 틀을 갖추지 못한 상태다.

사실상 국·공립대학 표준으로 구성돼

지난 1월 교육부(부총리 겸 교육부장관 유은혜)가 <2018 대학기록물 보존기간 책정기준 가이드>를 발간했다. 교육부는 지난 2014년부터 대학기록관리 발전을 위해 ‘대학기록물 보존기간 책정기준 가이드’를 꾸준히 발간하고 있다.

이번 가이드는 대학기록물 보존기간 책정을 위한 합리적 기준을 마련하고, 교육부 산하 대학에서 수행하는 업무 단위과제별 보존기간 기준 제시를 위해 작성됐다.

총 4장 구성으로 △제1장 가이드의 목적, 근거 및 범위, 용어 정의 △제2장과 3장 기록물 분류체계의 개념, 연혁, 대학기록물 분류제도 △대학 단위과제별 보존기간의 세부적 책정기준으로 구성됐다. 대학은 생산(접수 포함) 기록물의 보존기간 책정 시 이 가이드가 제시한 기준을 참고해 책정하면 된다.

단, 대학 특성상 일부 대학만의 고유 업무에 해당하는 기록물은 포함하지 않는 사항으로 공공기록물법 시행령 책정기준을 참고한다. 

대학기록물 분류체계를 보면, 공공기관(국·공립대학 포함)은 공공기록물법 시행령에 따라 2007년부터 ‘기록관리기준표’를 작성·운영하도록 규정했다. 2016년부터는 전자문서시스템(기록물분류기준표)을 사용했다. 지난해부터 국립대학은 공통 업무관리시스템을 도입해 기록관리기준표를 일괄 적용해 사용한다. 보고서는 기능분류관리 사용설명 이미지도 첨부해 업무의 효율성을 높였다.

정부는 기록관리 기관평가를 통해 대학 내 기록관리 실태를 조사·평가하고 있다.

지난해 최우수등급을 받은 전북대는 2012년 기록관리학교육원을 신설했다. 2000년 기록관리법 시행 후 2007년엔 각급 공공기록관 개설의 확대가 이뤄졌다. 이 기록관에는 기록관리 전문인력을 의무적으로 배치해야 한다. 전북대 기록관리학교육원은 추세에 발맞춰 전문인력을 양성한다.

부산대는 국가기록원의 ‘국·공립대학 기록물 관리평가’가 지난 2016년 첫 실시된 후 이년 연속 최우수등급에 선정됐다. 장현종 부산대 기록관 주무관은 우수한 평가를 받은 결과에 대해 “부산대 기록관은 독립부서로 대학 역사자료 수집·기록 시 기록관리 업무를 통해 진행해 좋은 결과를 얻게 됐다”고 전했다. 개교 역사가 오래된 부산대의 경우 법령에 준거한 행정기록물 관리뿐 아니라 역사자료 관리를 시행한다.

대학기록관리체계·평가 개편 필요

국가기록원은 지난 3월 공공기관·대학 기록물관리지침 교육을 실시했다. 이날 교육에서 한 질문자가 “다양한 규모를 갖춘 기관의 기록관리 전문요원에게 행사나 교육업무가 추가로 부과된다면 부담이 가중될 것”이라며 1인 기록관의 제도적 보완을 지적하자 기록원 측은 “업무지침은 주요부서와의 업무상 마찰 발생 시 기록관에게는 보호장치를 기록원에게는 책임성을 부여하는 장치역할을 할 것이다”고 답변했다.

대학기록관리 체계의 아쉬운 점은 이뿐만이 아니다. 일각에서는 평가에 대한 아쉬움의 목소리가 나오고 있다. 기관평가의 경우 기록관리 수준 향상을 위한 평가 목표의식 확립, 각 대학 유형별 특성에 따른 지표 반영과 평가가 필요하다는 의견있다.

이와 맞물려 서울 모 사립대의 기록물관리 담당자는 “대다수 국·공립대의 경우 법령에 의거 설립돼 행정기록물 관리 위주의 업무를 담당하지만, 사립대의 경우 대학 정체성에 관련된 역사기록물 또는 구성원 관련 자료기록 업무가 주를 이룬다”며 “사립대의 특수성으로 국·공립대 위주의 정책이 나올 수밖에 없는 실정이다”라고 전했다.

국·공립대뿐만 아니라 설립 주체가 다양한 사립대 특수성 이해제고와 공공성·자율성이 특성화된 기록관리 체계의 기반 마련이 필요하다.

박소영 기자 zntusthsu@kyosu.net

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